image модул

Документooборот

Web система за електронен обмен на документи от различен тип.

image

1. Каква е целта на системата за „Документоборот”? Електронен обмен на документи между доставчик и клиент през интернет.

2Какво спестява системата? Разходите за физическа среща за размяна или изпращане на документи между клиенти и доставчици и още.../ време, куриери, гориво, хартия за копия на документи, скъп хардуер, икономия на площ, електроенергия и системи за архивиране./

3. Какво ви гарантира системата? Сигурно съхранение на всички документи за вашите клиенти и тяхното бързо откриване.

4. С какво Ви улеснява системата? Възможен експорт на изображението на документите във всеки един счетоводен и ТРЗ софтуер и последващо бързо осчетоводяване .Системата има изградена и функционираща връзка, със счетоводният софтуер на Булмар Офис.

5. Каква е сигурността на системата? Всички  документи с които работите, са на защитено със SSL сертификат място, а информацията там се пази огледално и независимо в два дейта центъра. 

  • Всички документи сканирани и описани на едно място.
  • предимства на нашия софтуерЛесно намиране и ползване на документи по всяко време.
  • Без разходи за куриери и време за физически срещи.
  • Работа през интернет от всяка точка.
  • Без ограничения в брой фирми и потребители.
  • Възможност за работа на друг език.
  • Достъпът е защитет със SSL сертификат и права на потребител.

Контакт за допълнителна информация

contacts

(02) 981 6782
office@bulmaroffice.com
форма за запитване

Данни за плащане

банкови данни

получател: БулМар Сълюшънс ЕООД
IBAN: BG74UNCR70001521716211
BIC: UNCRBGSF
банка: Уникредит Булбанк

Посочените цени са в лева без ДДС

Продукт цена за първи
12 месеца за 10 GB
цена за следващи
12 месеца за 10 GB
първо работно място следващо работно място първо работно място следващо работно място
Документоборот 700 - 600 -

Погледнете и оптималните пакетни/ценови предложения

В случай че желаете да ползвате повече от един модул, ви препоръчваме да видите и пакетните ни ценови оферти. 

 

 

Всеки желаещ, може да тества системата на наша виртуална машина.

Достъпа до  системата в демо режим става на адрес: test.bulmar.bg 

потребител: bulmar

парола    : моля свържете се с нас за да ви изпратим парола.

След като сте убедени, че системата ще ви бъде полезна, ще вдигнем ваше място (виртуална машина с web адрес), от където ще можете да достъпвате и работите с приложението.Първоначалният размер (място) за всяка машина е 10 GB. Във всеки момент, то може да бъде увеличено до необходимият Ви такъв. 

 

 

  • I. Работа в Зелена - Административна част в системата Документооборот

    • Какво е предназначението на административната част? В нея въвеждате, нужната информация за вашата фирма и служители от една страна и за вашите клиенти и техните служители от друга.
    • Как е най редно да започна работа в нея? стъпка 1: създавате вашата/ите фирма/и.
      стъпка 2: създавате потребители с определените роли във вашата фирма, чрез бутон „Създай нов”.
      стъпка 3: да създадете всички Ваши клиенти. (бутон Клиенти).
      стъпка 4: създавате потребителите (*служителите,управители,собственици и т.н) на вашите клиенти и да ги добавите/закачите към техните фирми.
      стъпка 5: създавате отдел (*примерно счетоводен отдел 1), към който да закачите служителите (счетоводителите) във Вашата фирма. Създаването на това звено е задължително, без него няма да е възможна работата с приложението.
      стъпка 6: обвързвате (през бутон „Обслужване на клиенти”), кой ваш служител/счетоводител кой клиент ще обслужва.
    • Какво значат всички тези роли заложени в системата? В системата има два основни типа потребители.
      Потребители от страна на обслужваната от нас фирма (тоест клиент):
      - Собственик: Собственик на обслужвана от вас фирма.
      - Управител: Лицето управител на обслужвана от вас фирма/клиент.
      - Служител: Лице работещо в при наш клиент.
      Потребители от страна на обслужващата - нашата фирма:
      - Описващ: Лицата които боравят основно в меню Документи, тоест описват реквизитите на качените документи за Опис.
      - ТРЗ: Лицата които работят (качват/описват) само с документи от тип ТРЗ:
      - Счетоводител: Счетоводителят обслужващ оперативно фирмата.
      - Отговорен счетоводител: Притежаващ правата на роля счетоводител, но носещ по голямата отговорност за оперативната дейност на съответната фирма.
      - Директор: Лицето играещо ролята на Главен счетоводител във вашата фирма.
      - Партнър: Лицето собственик или управител на вашата фирма.
      - QA: Потребител който има право само да гледа в системата, без да е възможно да прави промени в нея.
      - Супер потребител: Администратора,имащ пълни права в системата.
      Всяка роля, има зададени по подразбиране някакви базови права на достъп, те могат да бъдат редактирани по всяко време.
    • Какво прави бутона замяна? Чрез него, можете да прехвърлите обслужването/ангажиментите на ваш клиент от един счетоводител на друг.
    • Какво прави бутона „Настройка на мейл сървър? През системата имате възможност да изпращате съобщения и файлове на потребители регистрирани в системата. За тази цел е нужно да се закупи акаунт в допълнителен инструмент/софтуер наречен – Mandrill. Попитайте ни за тази възможност.
    • Какво се случва в меню Преводи? Там можете да експортирате цялото текстово (на всички менюта) съдържание да го преведете на трети език и да импортирате отново преведеният текст. Това ще позволи, със системата да работят и клиенти говорещи други езици.
    • Какво се случва в меню Информация за версията на програмата? Там можете да видите дали работите с последната версия на продукта и да направите ръчно последна актуализация ако не сте с такава.По подразбиране, системата прави автоматично всички актуализации.
    • Какво трябва да отбележа в системата на тип клиент – Малък клиент/Основен клиент/Вип клиент? На този етап,няма голямо значение. По скоро е направено за вътрешно-фирмена информация.
  • II. Работа в червена клиентска част на система Документооборот

    • Какво се прави в клиентската част на системата? В нея се качват и обработват всички документи, отчети и справки свързани с обслужването на клиентите ви.
    • Какво мога да правя в меню Документи? - Качване/upload на файлове.
      - Описване на реквизити на качени документи.
      - Обединяване на няколко файла/документа в един.
      - Ръчно и автоматично разделяне на един документ на няколко нови.
      - Изпращане на описаните документи(*картинки+описание) към Счетоводство+ на БулМар Офис.
      - Генерирате в PDF или Ексел наречен „Опис” на документите в системата по определени критерии.
      - Дa съхранявате сканирани копия на файлове/документи – в техният оригинален вид и лесно да ги намирате по различни критерии.
      - ……. И много други
    • Какво мога да правя в меню „Отчети и Справки? Да качвате различни отчети и справки към клиентите/контрагентите с които работите.
    • Kак работи менюто „Генератор на отчети”? От там можете да получавате информация за свършената или несвършена работа за вашите клиенти от отговорните за това ваши служители
    • Как функционира бутона мейл кампания? През тази функционалност, можете да създавате и изпращате съобщения и/или файлове от системата, до избрани или всички потребители в нея.
    • За какво се ползва функционалността качи и изпрати файл за плащания? От друга наша система система - Fakturirane.bg, можете да генерирате справка/файл формат ексел в който се съдържа информация за всички издадени документи към вашите контрагенти + информация за просрочени задължения по тях. След импорт на този файл в системата Документооборот и наличие на съвпадения по Булстат (сравняваме съдържание Ексел - Документоборот), той (Клиента) ще получи писмо с което му припомняте за това негово задължение към вас.
    • Какво се прави през бутонът настройка срок на известяване? През програмата е възможно да заложите и следите срокове и ангажименти които имате към вашите клиенти. От една страна, системата ще ви известява за всички планирани и абсолютни срокове по вашите ангажименти, а от друга ще известява клиента, когато даден ангажимент/задължение е свършен за него. Тази част сме я нарекли CRM.
    • Какво се настройва през бутона „Активирай нова справка”? От там залагате/активирате дадена справка или отчет за определен клиент. След активирането и, ще можете да заложите и следите срок за нейното изпълнение и спазване към него.
    • За какво се ползва бутона „Коментар”? Към всеки документ, можете да добавите коментар който да бъде прочетен от друг потребител работещ с този документ.
    • Появи ми се икона със удивителен знак към един документ, защо? Това подсказва че документа е с редактирани реквизити (*описван е повече от един път), като кликнете на бутона може да видите всяко негово състояние и историята на промените.
    • Каква е идеята на бутон „Опис на документи”? През това меню, можете да генерирате списък по определени критерии за документите които сте си разменили/получили от ваш клиент/контрагент.В документа има място и за подпис на страните.
  • III. Най-често ползвани функционалности и задавани въпроси?

    • Каква е разликата между „Описани” и „ За опис”? Първият „Описаният документ е с въведени реквизити в системата (Реквизитите са от тип: Вид Документ//Дата/Номер/Сума/ДДС номер):
    • Защо е нужно да описвам качен документ? Основната идея на системата е, да съхранява документи с които сте или ще работите. Само след описването на документ, ще е възможно неговото лесно намиране.
    • Документа ми се намира в меню Изпратени файлове, какво значи това? Това е място където могат да се видят всички качени в системата документи, без да могат да бъдат изтрити от нея.
    • Документа ми се намира в меню „Изпратени към счетоводство”, какво означава? Картинката и описаните реквизити/данни за документа са изпратени в софтуера Счетоводство+ на БулМар Офис. Там те могат да бъдат осчетоводени ръчно или с шаблонни операции от вашият счетоводител.
    • За какво се ползва опцията обедини файл? Системата позволява да обедините няколко файла в един.
    • За какво се ползва функционалност раздели файл автоматично? Системата притежава инструмент с който е възможно, от един файл със 100 страници да създадете 100 нови отделни файла/документа.
    • За какво се ползва функционалност раздели файл ръчно? Системата притежава инструмент с който е възможно, да отделите част от един документ в нов такъв. По правило,старият се запазва в меню „Първични документи”.
    • Какво се прави през опцията „Настройка срок за известяване” в справки и отчети? В системата са заложени два типа срокове:
      Планиран срок – Срока в който се очаква ангажимента да бъде изпълнен.
      Абсолютен срок – Срока до който ангажимента трябва да е изпълнен.
      В зависимост от регулярността на ангажиментите (Седмичен/Месечен/Тримесечен/Шест месечен/Годишен/Еднократен) имате възможност за настройки за всеки от тях.
    • Какво значи планиран и краен срок? Планиран срок – Срока/датата в който се очаква ангажимента да бъде изпълнен.
      Абсолютен срок – Срока/датата до който ангажимента трябва да е изпълнен.
    • За какво можете да ползвате роля „Описващ”? Да въвежда/описва реквизити по качените файлове/документи в системата.
    • В кои случаи е добре да поставям отметка в полето „Изпращай отчета и като прикачен файл, на следните получатели”? Под този текст ще виждате всички мейли на участници/роли от страна на обслужваният клиент. При поставена отметка, клиента ви ще получава и документа когато той се качи в системата от счетоводителя му.
    • В кои случаи е добре да поставям отметка в полето „Изпращай съобщения на клиента, за качени Документи/Справки в системата? В случаите в които имате уговорка с клиента си да получава информация/известие за всичко качено за неговата фирма в системата. При поставена отметка там, той ще получава съобщения по мейл.
    • Натиснах деактивирай настройка? Изтрили сте всички създадени правила/срокове свързани с изготвянето и следенето на сроковете на тази справката/отчета.
  • IV. Как работи CRM часта в системата

    В системата може да заложите срокове за изготвяне на документи и справки свързани с ангажиментите ви към вашите клиенти. За повече яснота как работи, ще опишем част от възможностите, в един пример:
    За контрол на срокове при ангажимент свързан с изготвяне на справка декларация по ДДС:
    Планиран срок за изготвяне на справка Декларация по ДДС 11 число на месеца.
    Абсолютен срок за изготвяне на справка декларация по ДДС 14 число на месеца:
    Начин на действие:
    От 7 до 11 число включително, системата ще ви подсеща ежедневно, че е планирано/договорено с клиента, декл. по ДДС да се изготвя и качва в системата в тези срокове.
    От 12 до 14 число включително на месеца , системата ще продължава да ви подсеща/алармира за изтичащ Абсолютен /в случая законов/ срок за изготвянето на документа.
    *Всички тези съобщения, ще се получават от отговорният за изготвянето на документа човек (* в повечето случаи това е счетоводителя) и неговите ръководители.
    В случай, че и на 14 число документа не е качен в системата, всички замесени лица ще получат на 15-ти друг тип известие което сигнализира за наличието на проблем.

Актуализация на BulMar OfficeАктуализацията на софтуер Документооборот се прави автоматично. За целта е необходима единствено връзка с Интернет.

След стартиране на програмата, тя ще провери за актуализация и ако открие такава ще ви уведоми и предостави възможност за инсталиране.

image Знаете ли че?
  • Има възможност да експортнем всички артикули и контрагенти в онлайн базираният ни модул Fakturirane.bg

  • Имате възможност да работите в мрежа модул Фактуриране от няколко работни места.

image Онлайн поддръжка

Свалете програмата BMOS и я стартирайте. Позвънете ни на тел (02) 9816782 или 9201397 .

Чрез този инструмент за нас ще бъде възможно да достъпим вашият компютър и да ви помогнем при работата с нашия софтуер.